Phénix
Gagner en organisation pour la gestion de vos évènement compétitif
Phénix, c'est quoi ?
L'application web Phénix est conçue pour aider les clubs organisateurs d'événements compétitifs à gérer de manière efficace et automatisée les comptes de consommation des clubs, Officiels, Bénévoles et publics. Elle simplifie la gestion tout en garantissant un suivi précis des consommations et des paiements.
Fonctionalités clés
- Chaque club participant à un événement est automatiquement enregistré avec un compte dédié dans le système.
- Les consommations (nourriture, boissons, services, etc.) sont associées au compte de chaque club en temps réel.
- Cela permet de connaître à tout moment l'état des dépenses de chaque club participant, offrant un suivi précis et instantané.
Gestion des comptes de consommation
- Grâce à l'automatisation des processus de suivi et d'enregistrement des consommations, l'application réduit les erreurs de gestion manuelle.
- Chaque consommation est immédiatement enregistrée dans la base de données, éliminant ainsi les risques de perte d'information ou d'erreurs comptables.
Réduction des erreurs humaines
- Les clubs participants peuvent consulter leurs consommations à tout moment durant l'événement via leur compte dédié (Clubs, Officiels, Bénévoles, Publics).
- Le club organisateur bénéficie d'une vue d'ensemble claire sur les consommations totales et individuelles de chaque compte participant, facilitant ainsi la gestion de l'événement.
Suivi détaillé et transparent
- À la clôture d’un compte, un reçu de paiement est généré automatiquement et envoyé aux clubs participants..
Gestion des paiements
- Phénix s'appuie sur une base de données commune regroupant l'ensemble des clubs de la région (Groupe 1 Ufolep Gym). Cela permet une gestion fluide des participants réguliers et une intégration rapide des nouveaux clubs.
- Cette base collaborative facilite la mise à jour des informations des clubs, comme leurs coordonnées ou leurs statuts financiers, accessibles à tous les organisateurs.
Base de données collaborative
Les différents accès
- Créez des comptes pour chaque club participant, enregistrez leurs consommations en temps réel et validez les commandes
Organisateur (Phénix)
- Gérez facilement les commandes approuvées, prêtes à être préparées et servies, avec des mises à jour en direct pour une organisation impeccable
Bar (Phénix +)
- Permettez aux clubs participants de suivre leurs consommations, de faire des demandes d’ajout, et de récupérer leur attestation de paiement à la fin de l’événement.
Clubs (Phénix ++)
- Les juges, arbitres, et bénévoles peuvent passer commande facilement, dans le respect de leur budget, sans avoir besoin de se déplacer, optimisant ainsi leur temps et évitant les retards
Officiels / Bénévoles (Phénix +++)
- Offrez aux spectateurs non affiliés une borne interactive (tablette), leur permettant de passer commande directement, pour une expérience fluide et sans attente.
Publics (Phénix ++)
- Un canal dédié pour les livreurs afin de faciliter les livraisons directes aux clubs, minimisant ainsi les interruptions et optimisant le service.
Livreur (Phénix +++)
Les avantages pour les clubs organisateurs
- Phénix automatise de nombreuses tâches administratives, telles que la gestion des consommations et des paiements. Les clubs organisateurs peuvent ainsi se concentrer sur d'autres aspects de l'événement
Gain de temps
- Grâce aux rappels automatiques et à la génération de reçus de paiement, la gestion des créances est facilitée et le taux de recouvrement est optimisé.
Suivi simplifié des paiements
- Chaque utilisateur reçoit des alertes par e-mail en cas de mise à jour du statut de leurs commandes, garantissant une information instantanée et un suivi optimal.
Notifications
- L'application garantit des comptes clairs et précis, évitant les malentendus ou les litiges sur les montants dus.
Exactitude des comptes
Conclusion
En résumé, Phénix est un outil pratique et efficace pour la gestion des consommations et des paiements lors des événements sportifs, culturels ou autres, favorisant une collaboration fluide entre les clubs d'une même région tout en limitant les erreurs humaines. Avec ses nombreuses fonctionnalités, Phénix garantit une gestion simplifiée et précise des événements, offrant ainsi une expérience utilisateur optimisée tant pour les organisateurs que pour les participants.